Mehr Zeit für Patienten, weniger am Telefon.
Für Physiotherapie, Logopädie, Heilpraktiker und Therapiepraxen. Wir bauen Terminbuchung, Erinnerungen und Formulare so, dass sie den Empfang entlasten und mit den Daten Ihrer Patienten sorgsam umgehen.
Was den Praxisalltag aufhält.
Typische Situationen. Wie es in Ihrer Praxis läuft, klären wir im Gespräch.
- 01
Das Telefon während der Behandlung
Terminwünsche kommen per Telefon, oft genau dann, wenn niemand abnehmen kann. Rückrufe am Abend und Nachrichten auf dem Anrufbeantworter kosten Zeit.
- 02
Vergessene Termine
Wird ein Termin vergessen, bleibt die Zeit ungenutzt. Ohne Erinnerung erfährt die Praxis oft erst davon, wenn der Termin schon begonnen hat.
- 03
Formulare auf Papier
Aufnahmebogen, Einverständnis, Kontaktdaten: auf Papier ausgefüllt, später abgetippt und nicht immer gut lesbar.
- 04
Behandlungsserien im Blick behalten
Serien müssen geplant, verschoben und nachgehalten werden. Wer noch wie viele Termine offen hat, steht oft nur verstreut im Kalender.
- 05
Absagen neu vergeben
Sagt jemand ab, wird die Lücke von Hand neu vergeben, meist per Telefon und meist nebenher.
- 06
Unsichere Wege für Daten
Befunde oder Formulare per unverschlüsselter Mail oder Messenger zu schicken, ist bequem, aber für Gesundheitsdaten kein guter Weg.
Was wir für Praxen bauen.
Mit Rücksicht darauf, dass Gesundheitsdaten besonders schutzwürdig sind.
Online-TerminbuchungSoftware
Patienten wählen freie Zeiten selbst, getrennt nach Behandlungsart und Therapeut. Sie legen fest, welche Termine online buchbar sind und welche nicht.
Erinnerungen gegen AusfälleAutomatisierung
Vor dem Termin geht eine Erinnerung per Mail hinaus, mit einem Link zum Absagen oder Verschieben. So wird eine Lücke früher sichtbar und lässt sich noch vergeben.
Digitale FormulareSoftware
Aufnahmebogen und Einverständnis füllt der Patient vorab am Handy aus. Die Angaben kommen geordnet bei Ihnen an, nicht als Foto im Postfach.
SerienplanungSoftware
Behandlungsserien als Ganzes planen, Termine gemeinsam verschieben und offene Einheiten im Blick behalten.
Warteliste für frei gewordene TermineAutomatisierung
Wird ein Termin frei, bekommen Patienten auf der Warteliste eine Nachricht. Wer zuerst bestätigt, bekommt den Termin.
Sorgfalt bei DatenGrundlage
Nur die Daten, die wirklich nötig sind. Verschlüsselte Verbindungen, Zugänge mit Rollen, ein Protokoll darüber, wer was geändert hat, und ein Speicherort, den wir mit Ihnen festlegen.
Unsere eigene Terminbuchung MeetVibe ist dafür eine mögliche Grundlage.
Gesundheitsdaten gehören nach der DSGVO zu den besonders geschützten Daten. Wir setzen die technische Seite sorgfältig um und helfen bei der Dokumentation. Die rechtliche Bewertung, etwa welche Verträge und Hinweise nötig sind, gehört in die Hände Ihrer Datenschutzberatung.
Was Ihre Praxis am Ende bekommt.
Festpreis nach Gespräch. Umfang und Preis stehen vorab schriftlich fest.
- Ein Ablauf, der passtBuchung, Erinnerung und Formulare einzeln oder als ein Ablauf.
- Ihre RegelnSie bestimmen, was online buchbar ist und was am Telefon bleibt.
- Einweisung für den EmpfangDamit das Team die Abläufe sicher bedient, mit Dokumentation.
- Quellcode und ZugängeGehören Ihnen. Betrieb und Pflege übernehmen wir auf Wunsch.
Die Praxis schließt. Die Terminbuchung bleibt offen.
So kann eine Nacht in einer Praxis aussehen.
Ein Beispiel, wie Automatisierungen in so einem Betrieb zusammenspielen können.
- 20:10
Online gebucht: Ersttermin Physiotherapie am Donnerstag. Bestätigung mit Link zum Aufnahmebogen verschickt.
erledigt - 21:40
Aufnahmebogen ausgefüllt und der Buchung zugeordnet.
erledigt - 22:30
Absage für morgen 9 Uhr eingegangen, Warteliste benachrichtigt.
erledigt - 23:05
Termin von der Warteliste bestätigt, die Lücke ist wieder vergeben.
erledigt - 03:00
Datensicherung verschlüsselt abgelegt und auf Lesbarkeit geprüft.
erledigt - 06:00
Erinnerungen für die Termine von morgen verschickt.
erledigt
Erfundener Beispielablauf, keine echten Kundendaten.
Fragen aus der Praxis.
Wie gehen Sie mit Gesundheitsdaten um?
Sorgfältig und sparsam. Wir erheben nur, was für den Ablauf nötig ist, verschlüsseln die Übertragung und vergeben Zugänge mit Rollen. Wo die Daten gespeichert werden, legen wir gemeinsam fest. Eine rechtliche Prüfung ersetzt das nicht, dabei hilft Ihre Datenschutzberatung.
Können Patienten weiterhin anrufen?
Natürlich. Die Online-Buchung ist ein zusätzlicher Weg. Sie entscheiden, welche Termine online buchbar sind, zum Beispiel nur Ersttermine oder nur Folgetermine.
Funktioniert das mit unserer Praxissoftware?
Das hängt von Ihrer Software ab. Manche Programme bieten eine Schnittstelle, andere nicht. Wir prüfen das im Gespräch und sagen Ihnen offen, was möglich ist und was nicht.
Was bringt eine Erinnerung vor dem Termin?
Sie erinnert an den Termin und macht das Absagen leicht. Eine Absage am Vortag ist für die Praxis besser als ein leerer Termin, weil die Zeit dann noch vergeben werden kann.
Welche Anrufe könnten online laufen?
Beschreiben Sie kurz, wie Termine bei Ihnen heute vergeben werden. Wir sagen Ihnen ehrlich, was sich davon sinnvoll automatisieren lässt.
Antwort innerhalb von zwei Werktagen. Online-Termin: Erstgespräch, 30 Minuten, telefonisch. Die Buchung öffnet meetvibe.de.