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Online-Terminbuchung und DSGVO: worauf Sie achten sollten

Nachtcode · Stand 24.10.2026

Kurz gesagtWichtig sind drei Dinge: nur die Daten abfragen, die Sie für den Termin brauchen, einen Anbieter mit Servern in der EU und einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung wählen, und die Buchung in Ihrer Datenschutzerklärung erwähnen. Dieser Artikel ist ein Überblick und keine Rechtsberatung.

Nur abfragen, was nötig ist

Für einen Termin reichen in aller Regel Name und E-Mail-Adresse, eventuell eine Telefonnummer. Fragen Sie keine Gesundheitsdaten oder anderen sensiblen Angaben im Buchungsformular ab, wenn es nicht unbedingt nötig ist. Bei Praxen gilt das besonders.

Wo die Daten liegen

Achten Sie darauf, dass der Anbieter die Daten in der EU verarbeitet. Fragen Sie nach einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag), denn der Anbieter verarbeitet die Daten Ihrer Kunden in Ihrem Auftrag.

E-Mails zum Termin

Bestätigung, Erinnerung und Absage-Link gehören zum Termin selbst. Werbung oder Newsletter sind etwas anderes und brauchen eine eigene Einwilligung. Halten Sie beides getrennt.

Datenschutzerklärung und Löschen

  • Nennen Sie die Online-Buchung und den Anbieter in Ihrer Datenschutzerklärung.
  • Legen Sie fest, wie lange Termindaten aufbewahrt werden, und löschen Sie alte Daten regelmäßig.
  • Geben Sie den Zugang zur Buchung nur den Mitarbeitenden, die ihn brauchen.

Und bei MeetVibe?

MeetVibe, die Terminbuchung von Nachtcode, läuft auf einem Server in der EU und erhebt nur, was für den Termin nötig ist. Fragen zum AV-Vertrag beantworten wir gern im Erstgespräch.

? Häufige Fragen

Was oft gefragt wird.

Brauche ich eine Einwilligung für die Terminerinnerung?

Eine Erinnerung zum gebuchten Termin gehört in der Regel zur Durchführung des Termins. Werbliche E-Mails brauchen eine eigene Einwilligung. Im Einzelfall fragen Sie bitte Ihre Rechtsberatung.

Darf eine Praxis Online-Termine anbieten?

Ja. Wichtig ist, im Formular keine Gesundheitsdaten abzufragen und einen Anbieter mit Servern in der EU zu wählen.

Was ist ein AV-Vertrag?

Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung regelt, dass der Anbieter die Daten Ihrer Kunden nur in Ihrem Auftrag und nach Ihren Weisungen verarbeitet. Die DSGVO verlangt ihn, wenn ein Dienstleister personenbezogene Daten für Sie verarbeitet.

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